Facture impayée entre entreprises en Belgique : que faire maintenant ?

Publié par CREDENTIA SA, agissant sous la marque Institut Belge des Créances Commerciales – IBCC
Dernière mise à jour : 30 septembre 2026

Votre facture B2B est échue ? Vérifiez d'abord le montant, la date de paiement et la preuve de ce qui a été livré ou réalisé. Demandez ensuite à votre client une réponse et une date de paiement précises, par écrit. S'il conteste la facture, identifiez exactement le désaccord avant de choisir une voie. S'il ne conteste pas mais ne paie pas, structurez la relance puis examinez, selon le dossier, une mise en demeure ou un recouvrement amiable. La procédure de recouvrement des créances d'argent incontestées (RCI) n'est qu'une option à faire vérifier si ses conditions sont réunies. Source : Chambre nationale des huissiers de justice — RCI.

Ce guide concerne une créance issue d'une relation entre entreprises en Belgique. Une dette de consommateur, un débiteur public, une faillite ou un dossier transfrontalier appelle d'autres vérifications ; ne transposez pas automatiquement les étapes ci-dessous. Source : Commission européenne — champ des règles de retard de paiement.

1. Vérifier le dossier avant d'intensifier les relances

Reconstituez une chronologie simple : ce qui a été commandé, ce qui a été livré ou exécuté, la facture émise, la date d'échéance, les paiements partiels éventuels et chaque réponse du client. Une facture ne raconte pas à elle seule toute la relation commerciale.

Pièces à réunir :

• la facture et le décompte du principal encore impayé, avec la TVA indiquée séparément lorsque pertinente ;
• la commande, le devis accepté ou le contrat ;
• les conditions générales de vente réellement applicables ;
• les preuves d'exécution ou de livraison : bon de livraison, validation, rapport de prestation ou échange de confirmation ;
• la date d'échéance et les modalités de paiement convenues ;
• les échanges, relances, promesses de paiement, objections et preuves de paiements partiels.

Vérifiez que vous réclamez à la bonne entreprise, au bon titre et pour le bon solde. Si aucune échéance claire n'a été convenue, faites examiner la règle applicable plutôt que de choisir arbitrairement un point de départ : le cadre européen prévoit des règles de calcul lorsque la date n'est pas fixée. Source : Commission européenne — date d'exigibilité des intérêts.

2. Retard de paiement ou contestation : ce n'est pas la même décision

Une promesse de paiement n'est pas un encaissement. Notez la date promise, le montant et l'auteur de l'engagement ; vérifiez le paiement à la date convenue. Répéter trois fois le même rappel sans décision ni échéance n'éclaire pas la cause du blocage.

3. Un parcours opérationnel en cinq étapes

1. Qualifier. Confirmez l'échéance, le principal, la preuve de prestation, les paiements reçus et l'existence d'une contestation. Préservez les originaux et une chronologie des échanges.
2. Relancer utilement. Rappelez le numéro de facture, le solde, l'échéance et le moyen de paiement ; demandez une date ferme ou la raison précise du blocage. Consignez la réponse et la prochaine étape.
3. Formaliser si nécessaire. En l'absence de règlement ou de réponse exploitable, faites examiner l'opportunité d'une mise en demeure claire et traçable, avec le montant réclamé, le fondement, une échéance de réaction et une suite proportionnée. La mise en demeure est une étape possible du parcours, pas une condition universelle que cette page prétend imposer à toute créance B2B : la loi sur le retard de paiement peut faire courir des intérêts sans mise en demeure préalable, sous ses conditions. Sources : Commission européenne — retard B2B ; SPF Finances — article 5 de la loi du 2 août 2002.
4. Choisir une démarche amiable adaptée. Une intervention structurée peut clarifier le différend, obtenir un paiement ou un échéancier documenté. Si le client conteste le fond, analysez ses arguments et les pièces ; une négociation peut être pertinente, mais aucun arrangement ni recouvrement n'est garanti.
5. Évaluer la suite avec les professionnels compétents. Pour une créance d'argent incontestée, certaine, liquide et exigible, entre parties répondant aux conditions d'inscription requises, la RCI peut être examinée : un avocat vérifie les conditions et un huissier de justice intervient dans la procédure. Une contestation motivée met fin à cette voie telle que décrite par la Chambre nationale ; il faut alors apprécier une autre suite appropriée au litige. IBCC ne se substitue ni à l'avocat, ni à l'huissier, ni au juge. Sources : Chambre nationale des huissiers de justice — conditions d'inscription ; champ et déroulement de la RCI.

Vous pouvez agir dès l'échéance dépassée : il n'existe pas de règle commerciale générale imposant d'attendre 90 jours avant d'examiner une facture B2B impayée. L'étape concrète dépend des pièces, de l'enjeu, de la relation client et de toute contestation.

4. Principal, intérêts, indemnités et frais : séparer les montants

Le principal est le montant de la créance impayée que vous justifiez. Les intérêts de retard, une éventuelle indemnisation des frais de recouvrement et les frais d'une procédure sont des postes distincts. Dans les transactions commerciales relevant du cadre applicable, des intérêts et une indemnisation peuvent être dus si les conditions sont réunies ; leur fondement, leur assiette, leur taux et leur calcul doivent être vérifiés pour le dossier et la période concernés. Ne les ajoutez pas mécaniquement à un devis ou au principal. Sources : Commission européenne — conditions, intérêts et indemnisation ; SPF Finances — taux légal commercial applicable par période.

La RCI possède ses propres conditions et limites, notamment sur les accessoires pris en compte. Une estimation en ligne ne décide ni de leur admissibilité ni de leur récupération effective. Source : Chambre nationale des huissiers de justice — RCI.

Exemple pédagogique — dossier entièrement fictif

Une PME belge a livré une prestation à une autre entreprise belge. Sa facture de 12 500 € est échue depuis 47 jours. Le client a promis trois fois de payer « vendredi », sans règlement. La PME réunit le devis accepté, la facture, la preuve d'exécution et les trois échanges ; elle vérifie qu'aucune objection sur la prestation n'a été formulée. Elle demande par écrit une date ferme de règlement et annonce la prochaine étape si cette date n'est pas respectée. À défaut, elle fait analyser le dossier pour choisir une intervention amiable ou une autre voie. Si le client conteste alors la prestation, elle documente le grief et suspend toute conclusion automatique sur l'éligibilité à la RCI. Cet exemple n'est ni une qualification juridique du dossier ni une prévision de recouvrement.

Questions fréquentes des entreprises

Faut-il attendre plusieurs mois avant d'agir ?

Non. Dès que l'échéance applicable est dépassée, vérifiez le solde et les pièces, contactez le client et fixez une suite datée. Une attente prolongée n'est pas une condition préalable générale au recouvrement B2B. Si l'échéance est incertaine, faites vérifier la règle qui la détermine. Source : Commission européenne — retard et date d'échéance.

Le client promet de payer vendredi puis ne paie pas : que faire ?

Consignez l'engagement écrit, vérifiez l'encaissement et demandez une explication précise si la date n'est pas tenue. Annoncez ensuite une étape réaliste, datée et suivie d'effet. Ne confondez pas promesse et paiement.

Le client ne répond plus à mes relances : est-ce une créance incontestée ?

Le silence ne suffit pas à qualifier juridiquement tous les aspects du dossier. Vérifiez la réception, les pièces, une contestation antérieure ou un paiement partiel, puis faites examiner la voie adaptée. La RCI exige une vérification par un avocat ; elle n'est pas décidée par un simple formulaire. Source : Chambre nationale des huissiers de justice — intervention de l'avocat.

La facture est contestée seulement en partie : puis-je réclamer le reste ?

Isolez les postes admis et contestés, les sommes déjà payées et les preuves correspondantes. Demandez une position écrite sur chaque point. La possibilité de réclamer séparément une partie et le choix de la voie supposent l'analyse des pièces ; ne déduisez pas de cette page qu'une RCI serait automatiquement ouverte.

Les intérêts de retard sont-ils possibles sans clause dans mes CGV ?

Le cadre légal des transactions commerciales prévoit un taux légal en l'absence d'un taux contractuel applicable, sous réserve des conditions du cas et de la loi applicable. Le taux belge évolue selon la période ; vérifiez la publication officielle du SPF Finances avant tout calcul. Sources : Commission européenne — taux contractuel ou légal ; SPF Finances — taux commercial.

Dois-je obligatoirement envoyer une mise en demeure avant de réclamer des intérêts ?

Pas comme règle générale présentée ici pour toute facture B2B. Le point de départ des intérêts dépend notamment de l'échéance et des conditions légales ; une mise en demeure peut rester utile pour formaliser une demande et documenter la suite. Faites valider sa forme et son opportunité selon le dossier. Sources : Commission européenne — intérêts après échéance ; SPF Finances — article 5 de la loi du 2 août 2002.

Puis-je utiliser la RCI si mon client conteste la facture ?

N'en présumez pas. La RCI vise les créances d'argent incontestées dans son champ B2B. Une contestation motivée présentée dans le cadre de la procédure met fin à cette procédure RCI ; il faut alors apprécier le différend et une autre solution avec les professionnels compétents. Source : Chambre nationale des huissiers de justice — contestation en RCI.

Et si mon client est en faillite ?

Ne poursuivez pas le parcours ordinaire comme si rien n'avait changé. Vérifiez la procédure et les délais de déclaration de créance ; les Cours et Tribunaux belges indiquent le dépôt électronique au registre RegSol et la nécessité de joindre les titres fondant la créance. Faites apprécier votre situation particulière. Source : Cours et Tribunaux — déclaration de créance en faillite.

Que transmettre pour faire analyser ma facture ?

La facture, la commande ou le contrat, les CGV applicables, la preuve d'exécution ou de livraison, l'échéance, les paiements partiels et les échanges utiles. Indiquez aussi toute contestation. N'envoyez que les données nécessaires et utilisez le parcours sécurisé prévu pour le dossier.

Quelle prochaine action pour votre entreprise ?

IBCC peut examiner les éléments d'un dossier B2B et aider à structurer une démarche adaptée. L'analyse d'une créance ne garantit ni son recouvrement ni l'accès à une procédure donnée. IBCC n'est ni un cabinet d'avocats, ni une étude d'huissiers, ni une juridiction, ni un financeur ; les interventions réservées aux professionnels compétents leur reviennent.

Confier une créance — transmettre un dossier pour analyse et suite adaptée.
Simuler un recouvrement — obtenir une estimation indicative, sans engagement de confier le dossier.